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Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Leitfaden
Retainer, Wartung, SaaS, Mitgliedsbeiträge: Pflichtangaben, Nummernkreis, E-Rechnung an den Bund und ein sicherer Ablauf für EPU und KMU in Österreich.
Stand: · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Retainer für Agenturen, Wartungsverträge, Hosting, SaaS-Abos, Mitgliedsbeiträge: Viele Selbstständige und kleine Unternehmen in Österreich stellen jeden Monat dieselben Rechnungen. Jede einzelne ist schnell geschrieben, in Summe kosten sie aber Zeit, und Fehler fallen oft erst auf, wenn ein Kunde nachfragt oder Geld fehlt. Dieser Leitfaden zeigt, welche Anforderungen gelten, wie ein sauberer Ablauf aussieht und welche Werkzeuge es gibt. Stand Oktober 2026; allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Wann sich Automatisierung lohnt
- Viele gleichartige Verträge: ab etwa zehn regelmäßigen Rechnungen pro Monat.
- Unterschiedliche Intervalle: monatliche, quartalsweise und jährliche Verträge gemischt; hier passieren die meisten Versäumnisse.
- Mehrere Beteiligte: Wenn mehr als eine Person Rechnungen schreibt, steigt das Risiko doppelter oder vergessener Rechnungen.
- Laufende Änderungen: Preisanpassungen, Kündigungen, neue Leistungen.
Automatisierung heißt dabei nicht, die Kontrolle abzugeben. Ziel ist, dass Routinearbeit (fällige Verträge finden, Rechnungen anlegen, PDFs erzeugen, Versand vorbereiten) ohne Zutun passiert und Sie nur noch prüfen und freigeben. Wer bei zwei oder drei Verträgen bleibt, fährt mit einem Kalendereintrag und einer Vorlage im Rechnungsprogramm meist gut.
Anforderungen in Österreich (Überblick)
Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG
Auch eine automatisch erstellte Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten. Für Rechnungen über 400 Euro brutto sind das im Überblick:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Leistung (bei Abos: der abgerechnete Zeitraum)
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer des leistenden Unternehmens; bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto an Unternehmen auch die UID des Empfängers
Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro gelten vereinfachte Regeln. Sonderfälle wie Reverse Charge, Lieferungen ins Ausland, Kleinunternehmerregelung oder Dauerrechnungen (etwa Mietverträge) mit Steuerberatung klären.
Fortlaufende Nummern
Rechnungsnummern müssen einmalig vergeben werden und eine fortlaufende Reihe bilden; mehrere Nummernkreise sind möglich. Gute Rechnungsprogramme vergeben die Nummer automatisch beim Abschließen. Bei eigenen Lösungen gilt: Nummer erst vergeben, wenn die Rechnung wirklich ausgestellt wird, und Entwürfe nie mit Nummer verschicken.
E-Rechnung an den Bund
Wer an Bundesdienststellen liefert oder leistet, muss seit 1. Jänner 2014 elektronisch strukturierte Rechnungen stellen; Papierrechnungen werden nicht angenommen. Eingebracht wird über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL. Haben Sie einen Wartungsvertrag mit einer Bundesstelle, muss Ihr Werkzeug diese Rechnung im passenden Format erzeugen oder Sie laden sie im USP hoch.
Der Ablauf: von der Vorlage bis zur Mahnung
Vorlage
Pro Vertrag eine Vorlage mit Kunde, Positionen, Preis, Intervall, Zahlungsziel und Rechnungstext. Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfristen gehören dazu.
Fälligkeit
Das System kennt den nächsten Termin jeder Vorlage. Ein täglicher oder fixer monatlicher Lauf ermittelt, was fällig ist.
Erstellung
Rechnungen entstehen aus der Vorlage mit korrektem Leistungszeitraum. Ein Duplikatschutz verhindert eine zweite Rechnung für denselben Zeitraum.
Prüfung
Vor dem Versand: Hat jeder Kunde eine gültige E-Mail-Adresse? Stimmen Summen und Anzahl mit der Vertragsliste? Ein Prüfbericht zeigt Soll und Ist.
Versand
Per E-Mail mit PDF, idealerweise über den eigenen Mailserver und mit Protokoll. Bei Bundesstellen als E-Rechnung.
Zahlungseingang
Zahlungen regelmäßig mit offenen Rechnungen abgleichen, am besten wöchentlich.
Mahnung
Überfällige Rechnungen erst nach dem Abgleich erinnern und mahnen, gestuft und mit Freigabe.
Werkzeuge im Überblick
Die meisten Rechnungsprogramme haben eine Funktion für wiederkehrende Rechnungen. Unterschiede gibt es vor allem bei der Frage, ob die Rechnungen von selbst entstehen und versendet werden. Die Angaben stammen aus den Hersteller-Seiten, Stand Oktober 2026; Tarife und Funktionen bitte vor der Entscheidung prüfen.
| Werkzeug | Wiederkehrende Rechnungen | Automatik |
|---|---|---|
| FreeFinance | Abo-Rechnung aus Rechnungsvorlagen mit Intervall; Serienrechnung für viele Kunden | Erstellung auf Knopfdruck, kein Zeitplan; Versand aus der Dokumentenübersicht |
| sevdesk | Vorlage mit individuellem Intervall | automatische Erstellung und Versand, abschaltbar |
| Billomat | Abo-Rechnungen mit Turnus, Uhrzeit und Wiederholungsdauer | automatische Erstellung und Versand |
| easybill | Abo-Rechnung mit frei wählbarem Datum und Wiederholung (täglich bis jährlich) | automatisch, optional zuerst als Entwurf zur Prüfung |
Wer bereits mit einem Programm bucht, wechselt selten wegen dieser einen Funktion. FreeFinance-Nutzer können die fehlende Automatik ergänzen: Der Rechnungsautopilot legt fällige Abo-Rechnungen über die FreeFinance-API an, prüft Empfänger vorab, erstellt einen Prüfbericht und versendet erst nach Freigabe über den eigenen Mailserver. Wie sich Abo- und Serienrechnung in FreeFinance unterscheiden, zeigt Serienrechnung oder Abo-Rechnung in FreeFinance.
Automatisierungs-Checkliste
- Vertragsliste vollständig: Kunde, Leistung, Preis, Intervall, Beginn, Ende, Kündigungsfrist
- Jeder Kunde mit Rechnungs-E-Mail (am besten die der Buchhaltung) und bei B2B mit UID
- Rechnungstext nennt den Leistungszeitraum
- Nummernkreis geprüft, keine Lücken durch Testläufe
- Erster Lauf als Entwurf oder Testlauf, Ergebnis mit der Vertragsliste verglichen
- Duplikatschutz: Was passiert, wenn ein Lauf abbricht und wiederholt wird?
- Versand über den eigenen Mailserver mit SPF und DKIM, Versandprotokoll aufbewahrt
- Fixer Termin für Zahlungsabgleich und Mahnlauf
- Preisanpassungen (z. B. Indexierung) im Kalender, Vorlagen rechtzeitig angepasst
- Sonderfälle wie Reverse Charge oder Bundesstellen gekennzeichnet und mit Steuerberatung abgestimmt
Für den letzten Schritt, das Mahnwesen, finden Sie Fristen, Verzugszinsen und einen Ablauf in Mahnwesen mit FreeFinance effizient organisieren.
Häufige Fragen
Muss jede wiederkehrende Rechnung eine eigene Rechnungsnummer haben?
Ja. Jede ausgestellte Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Gute Rechnungsprogramme vergeben sie automatisch.
Muss der Leistungszeitraum auf einer Abo-Rechnung stehen?
Der Tag oder Zeitraum der Leistung gehört zu den Rechnungsmerkmalen nach § 11 UStG. Bei Abos ist das der abgerechnete Zeitraum, etwa „Oktober 2026“.
Muss ich Rechnungen an Behörden elektronisch stellen?
An Bundesdienststellen ja, seit 2014 über das USP oder PEPPOL. Für Länder und Gemeinden gilt diese Pflicht derzeit nicht, viele nehmen E-Rechnungen aber an.
Ist automatischer Versand ohne Prüfung sinnvoll?
Bei stabilen Verträgen kann er funktionieren. Sicherer ist ein Ablauf mit Prüfbericht und Freigabe, damit Rechnungen mit fehlender Adresse oder falschem Betrag nicht rausgehen.
Quellen und weiterführende Links
- USP: Rechnung (Pflichtangaben, Kleinbetragsrechnung)
- USP: e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung
- sevdesk: Wiederkehrende Rechnungen
- Billomat: Abo-Rechnung
- easybill: Abo-Rechnung
Das nimmt Ihnen Rechnungsautopilot ab
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- FreeFinance: Abo-Rechnungen automatisieren
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