Ratgeber › Rechnungsautopilot
Mahnwesen mit FreeFinance effizient organisieren
Offene Posten, Zahlungserinnerung und Mahnstufen in Österreich: rechtliche Eckpunkte (Verzugszinsen, Betreibungskosten) und ein schlanker Mahnprozess mit FreeFinance.
Stand: · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Offene Rechnungen kosten Liquidität und Nerven. In FreeFinance gibt es Offene Posten, eine Überfällig-Ansicht und Mahnstufen. Entscheidend ist ein fester, möglichst schlanker Prozess. Dieser Artikel zeigt Rechtsgrundlagen im Überblick und einen praktischen Ablauf.
Was FreeFinance bietet (Stand Demo Oktober 2026)
- Dokumentenübersicht mit Filter „Überfällig“ und Mehrfachauswahl für Export (PDF, Excel, CSV).
- Mahnstufen in den Einstellungen. In der geprüften Demo war die Liste leer; Mahnstufen müssen also selbst angelegt werden.
- Zahlungserinnerung vom Hersteller als Funktion beworben. Eine Sammelmahnung für alle überfälligen Rechnungen haben wir in der Demo nicht gefunden (nicht abschließend verifiziert, Funktionsumfang je Tarif prüfen).
Rechtliche Eckpunkte in Österreich (Überblick, keine Rechtsberatung)
- Verzugszinsen: Unter Unternehmern gilt laut § 456 UGB ein gesetzlicher Zinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, sofern nichts anderes vereinbart ist. Den jeweils gültigen Basiszinssatz veröffentlicht die OeNB. Bei Verbrauchern gilt grundsätzlich ein deutlich niedrigerer Satz (§ 1000 ABGB, 4 %). Maßgeblich sind die jeweils aktuelle Gesetzeslage und Vereinbarung.
- Betreibungskosten: Unter Unternehmern sieht § 458 UGB einen Pauschalbetrag von 40 Euro für Betreibungskosten vor, daneben können weitere notwendige und angemessene Kosten gefordert werden. Bei Verbrauchern gelten engere Regeln.
- Vertragliche Regelungen: Zahlungsziel, Zinsen und Mahnspesen in AGB und Angebot sind wirksam, wenn sie angemessen vereinbart wurden. Bei Verbrauchern sind Grenzen zu beachten.
Die genaue Zulässigkeit, Höhe und Wirksamkeit prüfen Sie im Einzelfall. Mit Steuerberatung bzw. Rechtsberatung klären, bevor Sie Mahnspesen oder Zinsen erstmals verrechnen.
Ein schlanker Mahnprozess in drei Stufen
Zahlungserinnerung (kurz nach Fälligkeit)
Freundlich, ohne Gebühren. Viele Fälle sind schlicht vergessen. Rechnungskopie anhängen.
1. Mahnung (etwa zwei Wochen später)
Offener Betrag, neue Frist (z. B. 7 bis 14 Tage), gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahnspesen laut Vereinbarung.
2. und letzte Mahnung
Deutlich, mit Frist und Hinweis auf weitere Schritte (z. B. Inkasso oder Rechtsanwalt). Vor jedem Schritt prüfen, ob Zahlung eingegangen ist.
Die Abstände sind Vorschläge und kein Gesetz. Bei Dauerkunden kann ein persönlicher Anruf wirksamer sein als die dritte Mail.
Praxis-Tipps
- Immer zuerst Zahlungseingänge abgleichen. Nichts ist peinlicher als eine Mahnung für eine bezahlte Rechnung. Bankumsätze und offene Posten wöchentlich vergleichen.
- Mahnstopp bei Streitfällen (Reklamation, Ratenvereinbarung) setzen, damit keine Automatik dazwischenfunkt.
- E-Mail-Adresse der Buchhaltung des Kunden hinterlegen, nicht nur die des Ansprechpartners.
- Dokumentieren: Wer bekam wann welche Stufe? Das Protokoll der versendeten E-Mails ist später Beweismittel.
- Fester Termin: Mahnlauf wöchentlich am selben Tag statt „wenn Zeit ist“.
Wo ein Zusatzwerkzeug sinnvoll ist
FreeFinance kann überfällige Rechnungen anzeigen, der eigentliche Mahnlauf bleibt aber Handarbeit. Der Rechnungsautopilot liest überfällige Rechnungen über die FreeFinance-API, schlägt je Rechnung die passende Stufe samt Text vor (Beträge für Mahnspesen und Zinsen konfigurierbar) und legt die Vorschläge in eine Freigabe-Queue. Versendet wird erst nach Ihrer Freigabe, über Ihren eigenen Mailserver. Die Texte sind Vorschläge mit Prüfhinweis und ersetzen keine Rechtsberatung. Das Gegenstück auf der Ausgangsseite beschreibt FreeFinance Abo-Rechnungen automatisieren.
Quellen und weiterführende Links
- RIS: Unternehmensgesetzbuch (§ 456 Verzugszinsen, § 458 Betreibungskosten)
- WKO: Mahnung, Verzugszinsen und Inkasso
- Oesterreichische Nationalbank: Basiszinssatz
- FreeFinance: Zahlungserinnerung
- FreeFinance: Hilfe und Support
Das nimmt Ihnen Rechnungsautopilot ab
Der Rechnungsautopilot ergänzt FreeFinance um automatische Abo-Läufe, Empfänger-Prüfung, Freigabe-Queue, Mahn-Vorschläge und einen Wochenreport.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetze, Formate und Software ändern sich; Angaben ohne Gewähr. Punkte mit „mit Steuerberatung klären“ sind bewusst nicht abschließend beantwortet. Shopify, PayPal, Stripe und FreeFinance sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; MW Lab ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden.