Add-on für FreeFinance-Nutzer
Abo-Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsabgleich für FreeFinance.
Fällige Abo-Rechnungen entstehen von selbst, Mahnungen liegen vorbereitet bereit, Zahlungseingänge sind offenen Rechnungen zugeordnet. Der Autopilot bereitet vor, Sie geben frei.
Kostenlos testenDemo vereinbaren
30 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · jederzeit kündbar
MW Lab ist unabhängig von FreeFinance. Der Rechnungsautopilot nutzt die offizielle Schnittstelle.
01 / So funktioniert es
In vier Schritten.
Einmal einrichten, dann läuft es.
Technical User anlegen
Sie legen in FreeFinance unter Mein Profil › Benutzer & Berechtigung › Verbundene Apps einen Technical User an und hinterlegen Client-ID und Secret im Autopilot. Die Verbindung testen Sie mit einem Klick. Anleitung
Abo-Vorlagen hinterlegen
Je Abo: Kunde, Positionen, Intervall (monatlich, quartalsweise, jährlich), nächster Termin und Zahlungsziel. Dazu Ihren Mailserver (SMTP) für den Versand.
Täglicher Lauf mit Prüfbericht
Werktags um 7:00 Uhr ermittelt der Autopilot die fälligen Rechnungen, prüft die Empfänger und legt die Rechnungen in FreeFinance an. Standard ist der Trockenlauf: Sie sehen zuerst nur den Plan.
Freigabe und Versand
Rechnungen und Mahnungen warten in der Freigabe-Liste. Was Sie freigeben, geht mit Rechnungs-PDF über Ihren eigenen Mailserver hinaus.
02 / Funktionen
Was der Rechnungsautopilot kann.
Sie behalten die Kontrolle.
Abo-Autopilot
Erkennt fällige Abo-Rechnungen und legt sie in FreeFinance an, wahlweise als Entwurf oder finalisiert. Ein Duplikatschutz verhindert, dass dieselbe Periode zweimal verrechnet wird.
Empfänger-Pre-Check
Prüft vor jedem Lauf, ob Empfänger und E-Mail-Adresse vorhanden sind. Abos mit fehlenden Angaben werden blockiert und im Prüfbericht ausgewiesen, statt still liegen zu bleiben.
Freigabe-Queue
Nichts wird versendet, bevor Sie es freigeben. Sie sehen Empfänger, Betrag und Text und geben jeden Eintrag frei oder verwerfen ihn.
Mahn-Vorschläge in 3 Stufen
Überfällige Rechnungen werden einer Mahnstufe zugeordnet, mit Mahnspesen und Verzugszinsen nach Ihren Einstellungen. Die Texte sind Vorlagen, die Sie vor dem Versand prüfen.
Zahlungsabgleich
Exporte von Stripe, PayPal, Bank-CSV oder Kontoauszüge im Format CAMT.053 hochladen: Der Autopilot schlägt die passende offene Rechnung vor. Was Sie bestätigen, wird in FreeFinance als Zahlung erfasst.
Wochenreport
Jeden Montag: offene Posten, Überfälliges, die nächsten Abo-Läufe und Kunden ohne E-Mail-Adresse auf einen Blick.
03 / Sicherheit
Sicher by Design
- Dreifache Versandsperre: Versand nur, wenn der Systemschalter, der Schalter in Ihrem Konto und die Freigabe des einzelnen Eintrags zusammen erfüllt sind
- Versand nur über Ihren eigenen Mailserver (SMTP), nie über FreeFinance
- Zugangsdaten zu FreeFinance und SMTP verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), im Browser nie im Klartext angezeigt
- Strikte Trennung der Konten, Hosting in der EU, kein Tracking
04 / Prüfbericht
Prüfbericht statt Blindflug
Jeder Lauf zeigt Soll und Ist: was erstellt wurde, was fehlt und wo ein Empfänger ohne E-Mail hängt. Den Bericht laden Sie als HTML oder CSV herunter.
05 / Preise
Ab 9 € pro Monat.
30 Tage kostenlos testen.
- Basis 9 €: Wochenreport und Mahn-Vorschläge
- Pro 19 €: zusätzlich Abo-Autopilot, Versand-Queue mit Freigabe und Zahlungsabgleich
- Kanzlei 49 €: bis 10 Mandanten (Für Kanzleien)
Pro Monat, netto zzgl. 20 % USt. Keine Kreditkarte, monatlich per Rechnung, jederzeit kündbar. Jahreszahlung: 2 Monate gratis.
06 / Fragen
Typische Fragen von FreeFinance-Nutzern
Lohnt sich das bei 30 Abo-Rechnungen im Monat?
Bei 30 Rechnungen sind es in FreeFinance 30 Einzelschritte zum Erstellen und Versenden plus Kontrolle, ob alle raus sind. Der Autopilot erstellt die fälligen Entwürfe gesammelt, prüft vorab fehlende E-Mail-Adressen und zeigt im Prüfbericht, was fehlt. Sie prüfen die Liste an einer Stelle und geben frei. Ob sich das für Sie rechnet, prüfen Sie in 30 Tagen kostenlos.
Was brauche ich für die Einrichtung?
Einen FreeFinance-Tarif mit Rechnungsmodul (laut FreeFinance ab Plus) und einen „Technical User“, den Sie selbst unter Mein Profil › Verbundene Apps anlegen (Anleitung), sowie die Zugangsdaten Ihres eigenen Mailservers (SMTP) für den Versand. Ihre Abo-Pläne (Kunde, Positionen, Intervall) hinterlegen Sie einmalig im Autopilot; auf Wunsch begleiten wir die Einrichtung in einem persönlichen Onboarding.
Brauche ich den Plus-Tarif von FreeFinance?
Für Rechnungen brauchen Sie einen FreeFinance-Tarif mit Rechnungsmodul, laut FreeFinance ab Plus. Maßgeblich ist die aktuelle Tarifübersicht von FreeFinance.
Was kostet der Rechnungsautopilot?
Basis 9 €, Pro 19 €, Kanzlei 49 € pro Monat, netto zzgl. 20 % USt. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach rechnen wir monatlich per Rechnung ab; bei Jahreszahlung sind 2 Monate gratis.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja, jederzeit zum Monatsende, ohne Mindestlaufzeit. Endet die Testphase ohne Tarifwahl, entstehen keine Kosten. Ihre Berichte können Sie vorher herunterladen.
Warum Versand über meinen Mailserver statt über FreeFinance?
So bleibt der Versand unter Ihrer Kontrolle, auch bei hängendem FreeFinance-Mailversand. Die Rechnungen selbst werden in FreeFinance erstellt und bleiben dort mit Nummer und PDF – Ihre Buchhaltung in FreeFinance ändert sich nicht.
Was passiert, wenn sich die FreeFinance-Schnittstelle ändert?
Die offizielle API ist von FreeFinance derzeit als Beta gekennzeichnet. Schlägt ein Lauf wegen einer Änderung fehl, sehen Sie das im Prüfbericht – verschickt wird in keinem Fall etwas ohne Ihre Freigabe. Sie können jederzeit wie bisher direkt in FreeFinance weiterarbeiten.
Kann ich meine Kunden mahnen lassen?
Der Autopilot schlägt Mahnungen für überfällige Rechnungen vor; Text und Versand entscheiden Sie. Mahntexte, Mahnspesen und Verzugszinsen sind Vorlagen, die Sie vor Verwendung prüfen.
Führt MW Lab meine Buchhaltung?
Nein. Der Rechnungsautopilot ist Software, die Sie selbst bedienen. MW Lab erbringt keine Buchhaltungs- oder Steuerberatungsleistungen; die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.