Ratgeber › Rechnungsautopilot

FreeFinance: Abo-Rechnungen automatisieren

Wiederkehrende Rechnungen in FreeFinance: was die Abo-Rechnung kann, wo manuelle Arbeit bleibt und wie sich Erstellung, Prüfung und Versand automatisieren lassen.

Stand: 12.10.2026 · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Retainer, Wartungsverträge, Hosting oder Mitgliedschaften: Wer jeden Monat gleiche Rechnungen schreibt, erledigt in FreeFinance dafür eine Abo-Rechnung. Dieser Artikel zeigt, was das Programm abnimmt und wo bei vielen Anwendern trotzdem Handarbeit bleibt. Grundlage ist unsere Prüfung einer Demo-Instanz im Oktober 2026; Funktionen können sich je Tarif und Version unterscheiden.

Was FreeFinance bietet

• Abo-Vorlagen unter Rechnungslegung: Kunde, Positionen und Intervall werden einmal angelegt; die Übersicht zeigt, wann die nächste Rechnung fällig ist.
• Erstellen auf Knopfdruck: In der Demo erzeugt die Abo-Rechnung die fälligen Rechnungen, nachdem Sie diese ausgewählt und die Erstellung angestoßen haben.
• Serienrechnung: Ein Assistent für mehrere Kunden gleichzeitig, in der Demo mit einer Begrenzung auf 50 Kunden je Lauf.
• E-Mail-Versand über den eigenen Mailserver und ein Protokoll der versendeten Mails.

Wo Handarbeit bleibt

• Kein Zeitplan: In der geprüften Demo gab es keinen automatischen Lauf, der fällige Abo-Rechnungen von selbst erstellt. Jemand muss den Monatslauf anstoßen.
• Versand einzeln: Der Versand erfolgt in unseren Tests pro Rechnung, nicht als Sammelaktion. Der SMTP-Versand kann länger dauern.
• Kein Empfänger-Check vorab: Fehlt beim Kunden die E-Mail-Adresse, fällt das erst beim Versand auf.
• Kein Prüfbericht: Eine Soll/Ist-Übersicht (Wer war fällig? Was wurde erstellt? Was ging raus? Was fehlt?) gibt es nicht als Auswertung.

Bei wenigen Abo-Kunden ist das kein Problem. Ab etwa zehn bis zwanzig Verträgen oder wenn mehrere Personen beteiligt sind, passieren leicht Pannen: eine vergessene Rechnung, ein doppelter Lauf, ein Kunde ohne Adresse.

Ein geordneter Monatsprozess (auch ohne Zusatztool)

1. Fixer Stichtag

   Einen festen Tag im Monat für den Abo-Lauf, im Kalender hinterlegt.

2. Vorlagen prüfen

   Preise, Laufzeiten, Kündigungen, Index-Anpassungen. Stimmen Leistungszeitraum und Rechnungstext?

3. Empfänger prüfen

   Hat jeder fällige Kunde eine gültige E-Mail-Adresse? Ist die UID-Nummer bei B2B hinterlegt?

4. Erstellen und stichprobenartig kontrollieren

   Summe der Läufe mit der Erwartung (Vertragsliste) abgleichen.

5. Versenden und protokollieren

   Versendete E-Mails mit der Vertragsliste abhaken. Fehlerhafte Zustellungen nachverfolgen.

Rechnungen müssen die Pflichtangaben nach UStG enthalten, bei Unternehmen im Inland etwa auch eine fortlaufende Nummer. Das stellt FreeFinance beim Erstellen sicher; Besonderheiten (z. B. Reverse Charge, Leistungszeitraum) mit Steuerberatung klären.

Was sich automatisieren lässt

FreeFinance bietet eine offizielle REST-API (Beta, Stand Oktober 2026) mit Zugriff auf Kunden, Rechnungen, Zahlungen und weitere Daten. Das Rechnungsmodul steht laut Dokumentation erst ab einem höheren Tarif zur Verfügung. Ein Mailversand, Abo-Vorlagen und Mahnläufe sind in der Spezifikation nicht enthalten. Das heißt: Ein Zusatzwerkzeug muss Vorlagen, Zeitplan und Versand selbst mitbringen. Genau dort setzt der Rechnungsautopilot an:

• Fällige Abos täglich prüfen und Rechnungen über die API als Entwurf anlegen
• Empfänger vorab prüfen (E-Mail vorhanden und plausibel)
• Freigabe-Queue: Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus, Versand nur über Ihren eigenen SMTP-Server
• Prüfbericht und Wochenreport: fällig, erstellt, versendet, offen

Zum Thema Zahlungseingang und überfällige Rechnungen lesen Sie weiter: Mahnwesen mit FreeFinance effizient.

Alternative: Make

FreeFinance bietet offizielle Vorlagen für Make (z. B. für Shopify-Bestellungen). Für Abo-Läufe müssten Sie Szenarien selbst bauen; die Taktung hängt vom Make-Tarif ab. Wer ohnehin mit Make arbeitet, kann das probieren. Wer fertige Abläufe mit Freigabe und Bericht möchte, ist mit einem spezialisierten Add-on schneller.

Quellen und weiterführende Links

• FreeFinance: Website und Hilfe
• FreeFinance: Schnittstellen (API, Make)
• FreeFinance API-Dokumentation (GitHub)
• USP: Unternehmensserviceportal (E-Rechnung, Pflichtangaben)
• RIS: Umsatzsteuergesetz 1994 (Rechnungsmerkmale, § 11)

Weiterlesen

• Mahnwesen mit FreeFinance effizient organisieren

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetze, Formate und Software ändern sich; Angaben ohne Gewähr. Punkte mit „mit Steuerberatung klären“ sind bewusst nicht abschließend beantwortet. Shopify, PayPal, Stripe und FreeFinance sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; MW Lab ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden.