Ratgeber › Rechnungsautopilot
FreeFinance Serienrechnung oder Abo-Rechnung?
Serienrechnung und Abo-Rechnung in FreeFinance im Vergleich: Ablauf, Grenzen, typische Fehler und wie sich Läufe mit Prüfung automatisieren lassen.
Stand: · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
FreeFinance hat unter Rechnungslegung › Vorlagen & Aborechnung zwei Werkzeuge für Rechnungen, die sich wiederholen: die Abo-Rechnung und die Serienrechnung. Beide klingen ähnlich, lösen aber unterschiedliche Aufgaben. Dieser Artikel zeigt die Unterschiede, typische Fehler und wie ein automatisierter Ablauf mit Prüfung aussehen kann. Grundlage sind die FreeFinance-Hilfe und unsere Prüfung einer Demo-Instanz, Stand Oktober 2026.
Abo-Rechnung: ein Kunde, regelmäßig
Die Abo-Rechnung ist für Rechnungen gedacht, die einem Kunden in festen Abständen fast oder ganz gleich gestellt werden: Miete, Wartungspauschale, Retainer, Hosting. Grundlage ist eine Rechnungsvorlage, die Sie beim Schreiben einer normalen Rechnung oder über „Neue Rechnungsvorlage“ anlegen. In der Vorlage hinterlegen Sie das Datum der letzten Rechnung und ein Intervall („Erneut fällig in“ Tagen, Monaten oder Jahren).
So läuft ein Abo-Lauf ab
Stichtag filtern
FreeFinance berechnet für jede Vorlage den nächsten Termin (letzte Rechnung plus Intervall). Über den Stichtag-Filter sehen Sie, welche Vorlagen fällig sind; in der Demo zeigt die Tabelle dafür die Spalte „Nächste Rechnung“.
Auswählen
Fällige Vorlagen anhaken. In der Demo heißt die Schaltfläche „Ausgewählte erstellen“ und zeigt die Anzahl der gewählten Vorlagen.
Daten festlegen
Rechnungsdatum, Status, optional Leistungszeitraum, Referenz sowie Kopf- und Fußtext.
Anlegen
Mit Status „In Bearbeitung“ entstehen Entwürfe, mit „Abgeschlossen“ fertige Rechnungen mit Nummer und PDF, auf Wunsch digital signiert. Das Datum der letzten Rechnung in der Vorlage wird fortgeschrieben.
Der Lauf startet immer von Hand. Weder die Hilfe noch die Demo zeigen einen Zeitplan, der fällige Abo-Rechnungen selbstständig erstellt oder versendet.
Serienrechnung: viele Kunden, ein Inhalt
Die Serienrechnung schickt dieselbe Rechnung an viele Kunden aus dem Kundenstamm, typisch für Mitgliedsbeiträge, Kursgebühren oder eine einmalige Umlage. Sie arbeitet als Assistent in drei Schritten:
Kunden auswählen
Suche nach Name, Firmenname, Kürzel oder den Freitextfeldern 1–3. Wer dort Gruppen pflegt (z. B. „Mitglied Kategorie A“), findet die Empfänger schnell. Kunden mit „Hinzufügen“ sammeln. In der Demo ist die Auswahl auf maximal 50 Kunden je Lauf begrenzt.
Rechnungsdaten eingeben
Belegkreis, Layout und Rechnungsdatum sind Pflicht; optional Leistungszeitraum, Referenz, Einleitungs- und Schlusstext sowie digitale Signatur.
Rechnungen erstellen
Mit „Rechnungen jetzt erstellen“ entstehen die Rechnungen aus der gewählten Vorlage. Sie erscheinen in der Dokumentenübersicht und lassen sich dort versenden oder als ZIP herunterladen.
Entscheidungsmatrix
| Situation | Abo-Rechnung | Serienrechnung |
|---|---|---|
| Jeder Kunde hat eigene Positionen oder Preise | passt (eine Vorlage pro Vertrag) | passt nicht |
| Alle Kunden zahlen denselben Betrag | möglich, aber viele gleiche Vorlagen | passt |
| Unterschiedliche Intervalle (monatlich, quartalsweise, jährlich) | passt, Intervall je Vorlage | nur über getrennte Läufe |
| Mehr als 50 Empfänger auf einmal | Auswahl über Stichtag | mehrere Läufe nötig |
| Einmalige Aktion (z. B. Jahresumlage) | unnötig aufwendig | passt |
| Nachvollziehbar, wer wann fällig war | ja, über „Nächste Rechnung“ | nein, keine Fälligkeitslogik |
Faustregel: Verträge mit eigenem Rhythmus gehören in Abo-Rechnungen, gleichartige Sammelabrechnungen in die Serienrechnung.
Beides lässt sich kombinieren. Ein Verein kann etwa den Jahresbeitrag aller Mitglieder per Serienrechnung abrechnen und Sponsoringverträge mit eigenen Beträgen als Abo-Rechnung führen. Wichtig ist dann eine klare Trennung, zum Beispiel über eigene Belegkreise oder Freitextfelder, damit kein Kunde in beiden Läufen landet und doppelt verrechnet wird.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Kunden ohne E-Mail-Adresse: Das fällt bei beiden Werkzeugen erst beim Versand auf. Vor dem Lauf prüfen, ob jeder Empfänger eine gültige Rechnungsadresse für E-Mails hat.
- Vergessene Läufe: Weil der Abo-Lauf manuell startet, bleibt eine Rechnung liegen, wenn der Termin übersehen wird. Einen fixen Stichtag im Kalender festlegen.
- Doppelte Rechnungen: Zwei Personen starten denselben Lauf, oder eine Serienrechnung wird nach einem Abbruch wiederholt. Vor dem Erstellen in der Dokumentenübersicht nach Rechnungen mit gleichem Datum und Kunden suchen.
- Falscher Leistungszeitraum: Bei Abos den Zeitraum bei jedem Lauf kontrollieren. Ob Ihr Rechnungstext den Leistungszeitraum ausreichend angibt, im Zweifel mit Steuerberatung klären.
- Abgeschlossen statt Entwurf: Abgeschlossene Rechnungen haben eine Nummer und lassen sich nur stornieren, nicht still korrigieren. Bei neuen Vorlagen zuerst „In Bearbeitung“ wählen und prüfen.
- Versand einzeln: In unserer Demo-Prüfung erfolgte der Versand aus der Dokumentenübersicht pro Rechnung. Bei vielen Empfängern dafür Zeit einplanen und abhaken, was raus ist.
Automatisierung mit Prüfbericht und Freigabe
Beide Werkzeuge sparen Tipparbeit, aber nicht die Kontrolle. Ab etwa zehn bis zwanzig Verträgen lohnt ein Ablauf, der die Routine übernimmt und nur noch die Prüfung bei Ihnen lässt:
- Fällige Verträge werden täglich automatisch ermittelt.
- Ein Vorab-Check meldet Kunden ohne E-Mail-Adresse, bevor eine Rechnung entsteht.
- Rechnungen werden als Entwurf angelegt; ein Duplikatschutz verhindert zweite Rechnungen für denselben Zeitraum.
- Ein Prüfbericht zeigt Soll und Ist: fällig, erstellt, übersprungen, versendet.
- Versendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Die FreeFinance-API bietet Rechnungen, Kunden und PDFs, aber keine Abo-Vorlagen und keinen Mailversand. Ein Zusatzwerkzeug muss diese Teile selbst mitbringen. Genau so arbeitet der Rechnungsautopilot: Vorlagen und Zeitplan liegen im Werkzeug, die Rechnungen entstehen über die API in FreeFinance, der Versand läuft über Ihren eigenen Mailserver. Mehr zum Hintergrund lesen Sie unter FreeFinance: Abo-Rechnungen automatisieren; für überfällige Rechnungen hilft Mahnwesen mit FreeFinance.
Häufige Fragen
Erstellt FreeFinance Abo-Rechnungen automatisch?
Nein. Die Abo-Rechnung zeigt fällige Vorlagen an, die Erstellung starten Sie aber selbst mit „Ausgewählte erstellen“. Einen Zeitplan gibt es nicht.
Wie viele Kunden passen in eine Serienrechnung?
In der von uns geprüften Demo maximal 50 Kunden je Lauf. Für mehr Empfänger starten Sie mehrere Läufe.
Werden Serienrechnungen automatisch per E-Mail versendet?
Nein. Die Rechnungen erscheinen in der Dokumentenübersicht und werden von dort versendet oder als ZIP heruntergeladen.
Kann ich eine Abo-Rechnung zuerst als Entwurf erstellen?
Ja. Mit Status „In Bearbeitung“ entstehen Entwürfe, die Sie prüfen und dann abschließen.
Quellen und weiterführende Links
- FreeFinance-Hilfe: Abo-Rechnungen
- FreeFinance-Hilfe: Serienrechnung
- FreeFinance-Hilfe: Rechnungsvorlage
- FreeFinance: Developer-Seite (API)
- USP: Rechnung (Pflichtangaben)
Das nimmt Ihnen Rechnungsautopilot ab
Der Rechnungsautopilot ergänzt FreeFinance um automatische Abo-Läufe, Empfänger-Prüfung, Freigabe-Queue, Mahn-Vorschläge und einen Wochenreport.
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Weiterlesen
- FreeFinance: Abo-Rechnungen automatisieren
- Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Leitfaden
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetze, Formate und Software ändern sich; Angaben ohne Gewähr. Punkte mit „mit Steuerberatung klären“ sind bewusst nicht abschließend beantwortet. Shopify, PayPal, Stripe und FreeFinance sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; MW Lab ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden.