Ratgeber › Rechnungsautopilot

FreeFinance Zahlungsabgleich: Stripe, PayPal, Bank

Zahlungen in FreeFinance abgleichen: Bankanbindung per PSD2, CSV- und CAMT.053-Import, Stripe, PayPal, Gebühren, Teilzahlungen und Checkliste.

Stand: 15.10.2026 · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Eine Rechnung ist erst erledigt, wenn das Geld da ist und in FreeFinance als bezahlt gilt. Wer Zahlungen über Bank, Stripe und PayPal erhält, hat drei Quellen mit unterschiedlichen Formaten. Dieser Artikel zeigt, wie die Daten in FreeFinance kommen, wie der Abgleich mit offenen Rechnungen gelingt und wie Gebühren, Teil- und Überzahlungen zu behandeln sind. Stand Oktober 2026, auf Basis der FreeFinance-Hilfe und unserer Prüfung einer Demo-Instanz.

Drei Wege, wie Zahlungen in FreeFinance kommen

1. Bankanbindung per PSD2

In den Paketen Plus und Premium enthält FreeFinance eine Bankanbindung über PSD2. Die Kontobewegungen werden dann täglich automatisch abgerufen. Technisch läuft die Verbindung über den Dienstleister finAPI. FreeFinance nennt unter anderem Erste Bank, Raiffeisen, BAWAG, Volksbank, UniCredit Bank Austria, Oberbank, BKS und BTV sowie N26, Revolut, Wise, Holvi und weitere Direktbanken. Für PayPal empfiehlt die FreeFinance-Hilfe ebenfalls die Anbindung per PSD2.

2. CSV-Import

Wo keine Bankanbindung möglich oder gewünscht ist, importieren Sie Kontoauszüge als CSV-Datei. Der Assistent unter Bankverbindung › CSV importieren hat vier Schritte: Datei hochladen und Vorlage wählen, Spalten zuordnen, Vorschau, Zusammenfassung. Die Datei muss durch Strichpunkt getrennt sein. Für viele Banken gibt es fertige Vorlagen, sonst eine Standardvorlage; eigene Vorlagen legen Sie unter „CSV-Importvorlagen“ an.

PayPal: Laut Hilfe lässt sich ein CSV-Export aus den PayPal-Berichten (nicht der Kontoauszug) mit der PayPal-Vorlage importieren.
Stripe: In unserer Demo-Prüfung gab es eine Vorlage für den Stripe-Export. Alternativ bietet FreeFinance Make-Vorlagen für Stripe-Zahlungen und -Rückerstattungen, die direkt in die Kontoauszugsverarbeitung schreiben.
Kreditkarten: Auch Kreditkartenabrechnungen wie CardComplete lassen sich als CSV einlesen.

3. CAMT.053

Viele Banken bieten Kontoauszüge im XML-Format CAMT.053 an. Diese Dateien importiert FreeFinance unter „CAMT importieren“. Der Vorteil gegenüber CSV: Das Format ist genormt, eine Spaltenzuordnung entfällt.

Wichtig für alle Importe: Ein Zahlungsmittelkonto muss angelegt und einer Belegart zugeordnet sein. Prüfen Sie vor jedem Import, dass der Auszug nicht schon eingelesen wurde; die Hilfe weist ausdrücklich darauf hin.

Der eigentliche Abgleich

Die Kontoauszugsübersicht filtert nach Abstimmungsstatus. Standardmäßig zeigt sie nicht abgestimmte Auszüge (Status „Neu“ und „In Bearbeitung“). Ihre Aufgabe ist, jede Zeile einer Buchung zuzuordnen: einer offenen Rechnung, einer Ausgabe oder einer Umbuchung. Ist alles zugeordnet, gilt der Auszug als abgestimmt. Zahlungen ohne Auszug erfassen Sie unter „Zahlung erfassen“.

Damit der Abgleich schnell geht, braucht jede Zahlung ein eindeutiges Merkmal. Bitten Sie Kunden, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck anzugeben, und drucken Sie den Hinweis auf jede Rechnung.

Stripe und PayPal: Gebühren und Sammelauszahlungen

Zahlungsdienste überweisen nicht jede Zahlung einzeln, sondern Sammelbeträge abzüglich Gebühren. Auf dem Bankkonto sehen Sie also nicht 100 Euro für Rechnung A, sondern eine Stripe-Auszahlung über einen krummen Betrag.

Verrechnungskonto je Zahlungsdienst: Die einzelne Zahlung gleicht die Rechnung über das Stripe- bzw. PayPal-Konto aus; die Auszahlung bucht vom Verrechnungskonto auf die Bank.
Gebühren als eigene Buchung: Die Rechnung gilt in voller Höhe als bezahlt, die Gebühr ist ein eigener Aufwand. Nicht die Rechnung um die Gebühr kürzen.
Rückerstattungen laufen ebenfalls über das Verrechnungskonto.

Die buchhalterischen Details (Konten, Umsatzsteuer auf Gebühren) erklärt der Artikel Shopify Payments, PayPal und Stripe: Gebühren verbuchen. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung mit Steuerberatung klären.

Teil- und Überzahlungen

Teilzahlung: Die Zahlung der Rechnung zuordnen; der Rest bleibt als offener Posten stehen. Bei Ratenvereinbarungen einen Mahnstopp setzen, damit keine Mahnung rausgeht. Die Shopify-Vorlagen in Make unterstützen Teilzahlungen laut FreeFinance nicht; solche Fälle gleichen Sie über den Kontoauszug ab.
Überzahlung oder doppelte Zahlung: Mit dem Kunden klären, ob der Betrag zurücküberwiesen oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird. Wie der Überschuss bis dahin gebucht wird, mit Steuerberatung klären.
Sammelzahlung für mehrere Rechnungen: Den Betrag auf die einzelnen Rechnungen aufteilen; Summe und Rechnungsnummern vorab vergleichen.

Wöchentlicher Rhythmus: Checkliste

Ein fester Termin pro Woche ist besser als ein großer Abgleich am Monatsende. Die Liste ist offen und nachvollziehbar, und vor jeder Mahnung ist klar, ob wirklich etwas fehlt.

Bankanbindung aktualisieren oder neue Auszüge (CSV, CAMT.053) importieren, vorher Duplikate ausschließen
Stripe- und PayPal-Berichte für denselben Zeitraum importieren
Alle Zeilen mit Status „Neu“ abarbeiten: Rechnung, Gebühr, Auszahlung oder Ausgabe
Saldo der Verrechnungskonten prüfen: Stimmen Auszahlungen und Einzelzahlungen überein?
Teilzahlungen und Überzahlungen notieren und mit dem Kunden klären
Liste der überfälligen Rechnungen erst danach für den Mahnlauf verwenden

Was sich automatisieren lässt

Über die FreeFinance-API lassen sich Kontoauszugszeilen anlegen und Zahlungen zu Rechnungen erfassen; doppelte Transaktions-IDs werden dabei übersprungen. Ein Werkzeug kann so Zahlungsdaten mit offenen Rechnungen vergleichen und Treffer vorschlagen. Details zur Schnittstelle finden Sie unter FreeFinance API.

Der Rechnungsautopilot nutzt die API für den Wochenreport mit offenen Posten und Überfälligem und schlägt für überfällige Rechnungen Mahnstufen vor. Weil eine Mahnung für eine bereits bezahlte Rechnung peinlich ist, gilt: Zahlungsabgleich zuerst, dann Mahnlauf. Wie der Mahnprozess aussieht, beschreibt Mahnwesen mit FreeFinance effizient organisieren.

Häufige Fragen

Ab welchem FreeFinance-Paket gibt es die Bankanbindung?

Laut Preisseite ab Paket Plus, auch in Premium. Der CSV- und CAMT-Import ist eine Alternative ohne automatischen Abruf.

Kann ich PayPal mit FreeFinance verbinden?

Ja, über die Bankanbindung per PSD2 oder über einen CSV-Export aus den PayPal-Berichten mit der PayPal-Vorlage. Einen eigenen PayPal-Connector gibt es nicht.

Wie kommen Stripe-Zahlungen in FreeFinance?

Über die Make-Vorlagen für Stripe-Zahlungen und -Rückerstattungen oder per CSV-Import. Die Stripe-Gebühren buchen Sie getrennt als Aufwand.

Was ist CAMT.053?

Ein genormtes XML-Format für Kontoauszüge, das viele Banken anbieten. FreeFinance kann es direkt importieren, ohne Spaltenzuordnung.

Quellen und weiterführende Links

Das nimmt Ihnen Rechnungsautopilot ab

Der Rechnungsautopilot ergänzt FreeFinance um automatische Abo-Läufe, Empfänger-Prüfung, Freigabe-Queue, Mahn-Vorschläge und einen Wochenreport.

30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte, jederzeit kündbar.

30 Tage kostenlos testen Mehr zu Rechnungsautopilot

Weiterlesen

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetze, Formate und Software ändern sich; Angaben ohne Gewähr. Punkte mit „mit Steuerberatung klären“ sind bewusst nicht abschließend beantwortet. Shopify, PayPal, Stripe und FreeFinance sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; MW Lab ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden.