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FreeFinance mit Shopify verbinden: Make und Grenzen

FreeFinance und Shopify über Make verbinden: was die Vorlagen für Bestellungen und Rückerstattungen leisten, wo Grenzen liegen und wann es einfacher geht.

Stand: 15.10.2026 · Redaktion MW Lab · Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Wer einen Shopify-Shop betreibt und die Buchhaltung in FreeFinance führt, möchte Bestellungen nicht von Hand abtippen. FreeFinance hat dafür keinen eigenen Shopify-Connector, sondern setzt auf Make (früher Integromat) als Brücke. Dieser Artikel erklärt, was die offiziellen Vorlagen abdecken, wo die Grenzen liegen und wann ein einfacherer Weg reicht. Stand Oktober 2026; Funktionen und Preise von FreeFinance und Make können sich ändern.

Wie FreeFinance und Shopify zusammenkommen

FreeFinance listet auf seiner Schnittstellen-Seite mehrere Webshops, die über make.com angebunden werden: Shopify, WooCommerce (mit den Plugins German Market oder Germanized), Wix und Etsy. Auch Stripe-Transaktionen laufen über Make. Für Amazon Seller Central und Magento 2 kündigt FreeFinance das Auslaufen der Unterstützung mit Ende 2026 an.

Auf Make-Seite gibt es eine FreeFinance-App mit 23 Aktionen. Ein großer Teil davon sind Zuordnungen (Mappings) für Steuersätze, Konten und Zahlungsarten, die die Vorlagen benötigen. Make selbst weist bei den Shopify-Vorlagen darauf hin, dass sie von einem Drittanbieter erstellt und nicht von Make getestet wurden.

Die zwei Shopify-Vorlagen

Bestellungen: „Create Invoice from Shopify Order (INV & CBI)“ legt aus einer neuen Shopify-Bestellung einen Beleg in FreeFinance an.
Rückerstattungen: „Process Shopify Refunds (INV & CBI)“ verarbeitet Erstattungen.

Das Kürzel „INV & CBI“ steht für die zwei Ziele in FreeFinance: Die Bestellung kann entweder in der Rechnungslegung als Rechnung (INV) oder in der Buchhaltung als Ausgangsrechnung (CBI) landen. Die FreeFinance-Hilfe empfiehlt den Weg über die Buchhaltung, wenn Shopify die rechtsgültige Rechnung bereits selbst ausstellt. Rückerstattungen lassen sich als Ausgangsrechnung oder Rechnung mit negativen Zeilen oder als Gutschrift übertragen. Kundenstammdaten können mitgepflegt oder weggelassen werden.

Was Sie vorab einrichten müssen

Make-Konto und die Shopify-App in Make, danach FreeFinance in Make verbinden.
Steuer-Mappings: Für B2C-Verkäufe in andere EU-Länder (OSS) braucht jedes Empfängerland mit seinem Steuersatz ein eigenes Mapping, das mit dem Shopify-Steuercode verknüpft wird. Für B2B gibt es eigene Mappings für innergemeinschaftliche Lieferung und Reverse Charge.
Versand: eigene Mappings für Versandkosten mit Steuersatz und für versandkostenfreie Bestellungen.
Zahlungsarten: Die Hilfe empfiehlt ein eigenes Verrechnungskonto je Zahlungsart, das bei der Auszahlung gegen das Bankkonto ausgeglichen wird.
UID von EU-Geschäftskunden: Shopify liefert sie standardmäßig nicht; dafür braucht es meist ein zusätzliches Shopify-Plugin.

Ob die Steuersätze, die OSS-Zuordnung und die Wahl zwischen Rechnung und Ausgangsrechnung für Ihren Shop richtig sind, sollten Sie vor dem Start mit Steuerberatung klären. Ein falsches Mapping wird bei jeder Bestellung wiederholt.

Grenzen in der Praxis

Thema	Was gilt (Stand Oktober 2026)
Takt	Die FreeFinance-Hilfe beschreibt Shopify-Webhooks als Auslöser, das spart Make-Credits. Geplante Szenarien laufen im Make-Free-Plan frühestens alle 15 Minuten; die Vorlagenseite auf make.com nennt für die Shopify-Vorlagen standardmäßig einen Stundentakt. Prüfen Sie im eigenen Szenario, welcher Auslöser aktiv ist.
Kosten	Make Free: 1.000 Credits pro Monat und 2 aktive Szenarien. Wer Bestellungen und Rückerstattungen plus Stripe abbildet, landet schnell in einem bezahlten Make-Tarif.
Zahlungen	Eine Zahlung wird nur verbucht, wenn die Bestellung in Shopify vollständig bezahlt ist. Teilzahlungen unterstützen die Vorlagen nicht, weil Shopify die nötigen Daten nicht liefert.
Rücksendungen	Bleiben laut Hilfe als offene Posten stehen und müssen beim Zahlungsabgleich ausgeglichen werden. Bei Teil- und Gesamtretouren derselben Bestellung kommt es darauf an, was bereits übertragen wurde.
Rundung	Bei B2B-Shops mit Nettopreisen sind Cent-Differenzen möglich.
Wartung	Ändert Shopify, Make oder FreeFinance etwas, muss das Szenario angepasst werden. Fehlgeschlagene Läufe sehen Sie nur in Make.

Wann ein einfacherer Weg reicht

Nicht jeder Shop braucht eine Echtzeit-Synchronisation. Bei wenigen Bestellungen im Monat ist oft ein schlankerer Ablauf ausreichend: Shopify stellt die Rechnungen aus, die Umsätze werden periodisch auf Basis der Shopify-Berichte erfasst, und die Auszahlungen von Shopify Payments, PayPal oder Stripe kommen über die Bankanbindung oder den CSV-Import in FreeFinance. Für Kunden, Lieferanten und Artikel bietet FreeFinance ebenfalls CSV-Importe.

Ob eine periodische Sammelerfassung statt Einzelbelegen für Ihre Buchhaltung zulässig und sinnvoll ist (Aufzeichnungspflichten, OSS-Meldung), ist eine Frage für Ihre Steuerberatung: mit Steuerberatung klären. Eine gute Faustregel: Make lohnt sich, sobald das Abtippen mehr Zeit kostet als Einrichtung und Pflege des Szenarios, oder wenn Sie Rechnungen ohnehin in der FreeFinance-Rechnungslegung erstellen wollen.

Wer selbst entwickeln kann, hat mit der FreeFinance API eine dritte Option: Kunden und Rechnungen lassen sich direkt anlegen, ohne Make dazwischen. Das ist flexibler, verlangt aber Programmierung, Betrieb und Fehlerbehandlung.

Nach dem Import: Zahlungen und wiederkehrende Rechnungen

Mit dem Import der Bestellung ist die Arbeit nicht erledigt. Shopify Payments, PayPal und Stripe zahlen in Sammelbeträgen und abzüglich Gebühren aus. Diese Auszahlungen müssen den offenen Posten in FreeFinance zugeordnet werden; Gebühren werden separat erfasst. Wie das mit Bankanbindung, CSV- und CAMT-Import geht, beschreibt der Artikel Zahlungen in FreeFinance abgleichen. Die buchhalterische Seite der Gebühren erklärt Shopify Payments, PayPal und Stripe: Gebühren verbuchen.

Viele Shops verkaufen neben Einzelbestellungen auch Abonnements oder Wartungspakete an Geschäftskunden, die per Rechnung abgerechnet werden. Diese laufen in FreeFinance meist über Abo-Rechnungen, unabhängig von Shopify. Hier setzt der Rechnungsautopilot an: Er prüft fällige Abos, legt Rechnungen über die FreeFinance-API an, kontrolliert vorab die Empfänger und schlägt bei überfälligen Rechnungen Mahnungen vor; versendet wird erst nach Freigabe.

Für die Übergabe an eine Steuerberatung, die mit BMD oder RZL arbeitet, bietet FreeFinance laut Schnittstellen-Seite einen eigenen Export. Allgemeine Hinweise zur Shop-Buchhaltung finden Sie im Leitfaden Shopify Buchhaltung in Österreich.

Häufige Fragen

Hat FreeFinance einen direkten Shopify-Connector?

Nein. Die offizielle Anbindung läuft über Make mit den Vorlagen für Bestellungen und Rückerstattungen. Alternativ können Entwickler die FreeFinance REST-API direkt nutzen.

Reicht der kostenlose Make-Tarif für Shopify und FreeFinance?

Für kleine Shops möglicherweise. Der Free-Plan bietet 1.000 Credits pro Monat und 2 aktive Szenarien. Mit Bestellungen, Rückerstattungen und Stripe sind Sie schnell bei drei Szenarien und brauchen einen bezahlten Tarif.

Funktioniert OSS mit den Make-Vorlagen?

Ja, wenn für jedes EU-Empfängerland und jeden Steuersatz ein eigenes Steuer-Mapping angelegt ist. Die korrekte Einrichtung sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Werden Shopify-Zahlungen automatisch als bezahlt markiert?

Nur wenn die Bestellung in Shopify vollständig bezahlt ist. Teilzahlungen und die tatsächlichen Auszahlungen gleichen Sie über Kontoauszüge in FreeFinance ab.

Quellen und weiterführende Links

Das nimmt Ihnen Rechnungsautopilot ab

Der Rechnungsautopilot ergänzt FreeFinance um automatische Abo-Läufe, Empfänger-Prüfung, Freigabe-Queue, Mahn-Vorschläge und einen Wochenreport.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetze, Formate und Software ändern sich; Angaben ohne Gewähr. Punkte mit „mit Steuerberatung klären“ sind bewusst nicht abschließend beantwortet. Shopify, PayPal, Stripe und FreeFinance sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; MW Lab ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden.